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E-CO022

GESTIONNAIRE DE COPROPRIÉTÉ
OBJECTIFS :

• Comprendre et améliorer la gestion de son temps dans l’organisation et l’exécution de ses taches

1 jour

Public concerné : Gestionnaires et assistantes de copropriété
Information complémentaire : ESSENTIELLE
Prérequis: aucun

Effectif maximum : 20

Tous les intervenants sont des professionnels / formateurs spécialisés en immobilier, validés par le Bureau de la Commission Formation de la FNAIM

I - GÉRER, C’EST CONNAÎTRE
A - Se connaître « soi »
- Analyser sa situation personnelle au regard du temps passé
• par nature de tache
• par interlocuteur
- Définir ses points de forces et de faiblesses
• organisation espace
• organisation temps
B - Connaître son portefeuille
- Analyser et définir les priorités :
• par programme : taille/CA/particularités
• par période : arrêtés comptables/CS/AG
- Mettre en place des fiches descriptives :
• récapitulative sur l’ensemble du portefeuille géré par équipe
• détaillée par programme (fiche d’identité )
• par action
C - Connaître ses taches et « qui fait quoi »
- Par nature/priorité/périodicité
- Etablir une fiche de poste par équipe et non par personne
- Définir un « modus operandi »
II - GÉRER, C’EST PRÉVOIR
A - Mettre en place un échéancier de travail
- Physique ou électronique
- Distinguant les trimestre/mois/semaine et jour
B - Créer son emploi du temps
- Planning par jour et par semaine
- Distinguer ce qui est primordial de ce qui est important
• créer une liste « what to do today »
- Contrôler chaque fin de semaine
- Analyser chaque mois les progrès en terme de gain de temps
III - GÉRER, C’EST PARTAGER ET FAIRE SAVOIR
A - En Interne
- Partager l’organisation des taches et du planning de travail de l’équipe
- Faire un point chaque semaine en équipe sur :
• les tâches exécutées et celles en retard
• les tâches à exécuter en définissant les niveaux de priorité
• ce qui a fonctionné et/ou freiné dans la gestion du temps
B - En Externe
- avec le Conseil syndical partager et expliquer son organisation
- avec les entreprises
- avec les gardiens et employés d’immeuble
Conclusion : « Passer du curatif au préventif »

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